КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПРАЗДНИК 

Пошаговая инструкция по самостоятельной организации праздника.

Как самостоятельно организовать корпоратив, юбилей, день рождения или и любое специальное мероприятие

1. Следует четко определить, что это за праздник
Корпоративное мероприятие, день рождение или что-то другое (специальное мероприятие, открытие торговой точки, выписку из роддома и т.д.). День рождение, на которое приглашены коллеги, это Ваш личный праздник и атмосфера на Вашем вечере соответствующая. Если же день рождения и день строителя совпадают, и Вы хотите «убить двух зайцев», будьте готовы к тому, что праздник будет не только Ваш, а всех Ваших коллег и друзей. Когда Вы открываете, к примеру, салон красоты, Вам нужна реклама, не нужны конкурсы, организация питания и многие другие детали. Шаг первый это тема и цели.

2. Определить количество гостей, дату и время От этого будет зависеть и зал и программа и, конечно же, бюджет. Если Вы устраиваете праздник в пятницу вечером сразу после рабочего дня, то уместно будет уделить внимание питанию и небольшому отдыху Ваших гостей. А если Вы предлагаете гостям легкие закуски и сразу устраиваете дискотеку, не ждите хороших воспоминаний. Шаг второй - определяем количество гостей, дату и время.
3. Определить бюджет праздника
Затраты при подготовке любого праздника можно разбить на части. Во-первых, программа, ведь артисты и конкурсы это то, что запомнится гостям в первую очередь. Во-вторых, аренда зала и питание, в-третьих, интерьер праздника, ну и наконец, приглашения гостей. Третий шаг: понять, сколько Вы готовы потратить на проведение праздника
4. Подготовить сценарий праздника
Вы можете скачать шаблонный сценарий из интернета. Будьте готовы к тому, что сценарий будет, мягко говоря, не интересный. В интернете Вы встретите «замыленные» и изжившие себя сценарии, которые уже лет 10 как нигде не используются. Вы можете написать сценарий самостоятельно. На написание хорошего сценария Вам потребуется несколько дней. Специалист может сделать это за 1-2 дня. Чтобы написать грамотный сценарий самостоятельно за короткий срок, рекомендуем прочесть, как пишутся сценарии. Д. Н. Аль «Основы драматургии», Александр Митта «Кино между адом и раем». Помимо этих книг существует масса других. Не тратьте на сценарий слишком много времени, подготовьте на этом этапе черновик. Когда Вы начнете подбор артистов, сценарий существенно изменится. Главное понять, с чего Вы хотите начать, чем хотите удивить и на чем закончить Ваш праздник. Четвертый шаг: подготовить черновик сценария.

5. Поиск банкетного зала, ресторана, кафе
На этапе определения бюджета Вы поняли, сколько примерно потратите денег на артистов, на питание. Исходя из этой цифры, начните поиск ресторана. Стоимость банкетного зала зависит от нескольких очевидных факторов, таких как географическое расположение, интерьер, шеф-повар, известность места. Стоимость часто рассчитывается на одного человека. В Петербурге начальная цена 1000 р. Если Вы ищите дату в период календарных праздников (Новый год, 8 марта, 23 февраля) или выпускных, то начальная стоимость растет. Ориентируйтесь на 2500 – 3000 р/чел. На такую сумму Вы вероятнее всего найдете что-то стоящее. Будьте внимательны при выборе ресторана. Изучите отзывы. Отзывы могут оказаться заказными как в пользу ресторана, так и в пользу конкурентов. Читайте отзывы внимательно. После того как Вы подобрали несколько вариантов, следует созвониться и договориться о встрече, чтобы на месте посмотреть интерьер, наличие сцены, меню, готовы ли сотрудники к диалогу. Последнее особенно важно, потому что Вас на 100% ожидают подводные камни и форс-мажоры, которые нужно решать оперативно и в сотрудничестве с рестораном. Потратьте несколько дней на встречи, и Вы подберете для себя идеальный вариант. Пятый шаг: выбор места проведения праздника
6. Поиск ведущего, артистов
Самый надежный способ при самостоятельно организации праздника – спросить рекомендации у друзей и знакомых. Следует встретиться с ведущими, так как стиль проведения рекомендованного ведущего может Вам не понравиться. В интернете много предложений от ведущих, если рекомендации Вам взять не у кого. Через 3-5 встреч Вы будете четко понимать, какого ведущего хотите на свой праздник. Отличные ведущие на праздник смогут помочь Вам со сценарием. Шестой шаг: выбор ведущего и артистов

7. Оформление праздника
Помимо артистов на хорошем празднике присутствует определенный интерьер. Украшение воздушными шарами, цветами. Чтобы праздник сделать по-настоящему интересным, его делают тематическим и оформляют соответственно. Например, праздник по фильму «Великий Гэтсби». Вам понадобится костюмерная, украшения на столах, напитки того времени и прочие детали, которые необходимо прописать в сценарии. В агентствах всегда есть надежные подрядчики, которые четко сделают то, что нужно и не подведут. При самостоятельной организации следует внимательно относится к выбору подрядчиков и исполнителей. Желательно провести ряд встреч, чтобы доступно объяснить задачу и получить подходящие по бюджету предложения. Обратите внимание официально работают подрядчики или нет. Артисты, ведущие, подрядчики по оформлению при Вашем желании должны заключать с Вами договор. Подготовьте себе шаблон договора. Если Вы хотите воспользоваться шаблоном из интернета, внимательно прочтите его и добавьте все необходимые Вам пункты, чтобы, к примеру, не было необходимости решать спорные вопросы в суде другой страны. Шаг седьмой: выбор надежных исполнителей
8. Проверка готовности
Оставьте себе время, чтобы за пару дней до проведения связаться со всеми и уточнить готовность. Попросите сообщать Вам о времени прибытия в ресторан. Шаг восьмой: обзвон всех задействованных в празднике людей. 9. Коммуникация в день праздника
Посетите ресторан заранее и примите работу у оформителей праздника. Проконтролируйте, чтобы все было закончено раньше, чем начнут приходить гости. У администратора ресторана уточните, нет ли проблем с заказанным меню. В день проведения праздника Вам следует встречать артистов и ведущего. Ведущий должен четко знать, когда приезжают артисты, кто за кем и во сколько выходит. Без проработанного сценарного плана (тайминга) могут возникнуть неприятные накладки. Не забывайте о том, что с артистами следует расплатиться после выступления, чтобы все пункты договора были выполнены. Могут случаться форс-мажоры и с оплатой. К примеру, фокусник сильно опоздал на праздник, но отработал хорошо или гости «не отпускали» его и выступление затянулось на 15 минут. Как поступить в подобном случае решать Вам. В любом случае гости не должны видеть, как Вы решаете эти вопросы. В день проведения Вас ожидает много обстоятельств непреодолимой силы, которые будут стремиться помешать Вашему торжеству. Относитесь к этому спокойнее, но не забывайте, что специфика проведения праздников в том, что можно проделать тяжелую работу по продумыванию каждой детали, а в день проведения узнать, что ведущего задержала ДПС и вместо него есть только Ваш троюродный брат, который в школе играл в КВН и живет в соседнем доме или Вы сами... Шаг девятый: контролируйте праздник, не пускайте все на самотек. Самый важный день подготовки праздника это день проведения праздника.
Творчество многогранно и когда Вы придумываете Ваш праздник, Вы не можете быть на 100% уверены, что то, что нравится Вам, понравится Вашим гостям. Есть только один вариант – довериться себе и реализовывать задуманное. Понравится ли праздник гостям, Вы сможете увидеть только в день его проведения. В деле организации мероприятий много деталей и тонкостей, которые важны. Удачи Вам в организации Вашего праздника!

Существуют тысячи деталей, которые следует учитывать при самостоятельной организации праздника или мероприятия любого типа. Чтобы устроить идеальный праздник, придется уделить максимум внимания предварительному планированию.
Если вы решили сэкономить на event-агентстве, став единственным ответственным лицом, первый опыт организации праздника наверняка приведет вас в ужас. Но не отчаивайтесь.
Есть проверенные, достаточно простые принципы, которым следуют профессиональные организаторы торжеств. Просто делайте все по плану, и успех придет к вам.
Крупные мероприятия, такие как свадьба или корпоративная вечеринка, требуют детального плана и многочисленных встреч с артистами, музыкантами, поставщиками оборудования, оформителями и другими ключевыми персонажами вашего вечера.
Оставайтесь организованными, доброжелательными, пунктуальными, при необходимости ведите записи и письменные отчеты. Организованность – главный секрет успеха.
Цель мероприятия
Как бы это цинично ни звучало, всякое мероприятие преследует цель. Если планируете частную вечеринку (свадьба, юбилей совместной жизни, день рождения), уделите внимание личным штрихам. Виновники торжества должны почувствовать себя особенными на вечеринке.
Готовится благотворительное мероприятие по сбору средств? Тогда сделайте все возможное для привлечения максимального числа состоятельных гостей. Продумайте аукционы, игры, конкурсы, другие идеи для удовлетворения поставленной цели.
У презентаций, корпоративных вечеринок, тимбилдинга – вез1де есть четкие цели.
Организовать праздник своими силами – значит вложить много тяжелого труда и творчества, продемонстрировать высокие организаторские способности и внимание к деталям ради достижения конечной цели.
Команда помощников
При самостоятельной подготовке праздника крайне желательно иметь вокруг себя команду помощников. Разумеется, это будут не профи из event-агентства, а такие же любители.
Соберите команду и начните с нуля коллективным мозговым штурмом.
Обязательно записывайте все идеи и предложения помощников. Согласовывая элементы праздника, сделайте подробный чек-лист. Копии списка раздайте членам команды.
В дальнейшем вы будете сверять ход подготовки с этим чек-листом.

Планирование бюджета мероприятия
Отталкивайтесь от приблизительной суммы, достаточной для успеха всех элементов мероприятия. Вначале праздничный бюджет – игрушка, с которой можно делать что угодно.
Пускай каждый помощник подсчитает расходы на свою часть: кейтеринг, выступления, аренда и оформление зала, печатная продукция. Вместе заново пересчитайте все и сведите бюджет.
Рассмотрите альтернативные предложения, чтобы сэкономить. Рассматривайте бюджет мероприятия как некий диапазон возможностей, а не конкретную точную сумму.
Бюджеты постоянно меняются, непредвиденные расходы могут всплыть в самый неудачный момент. Поэтому всегда оставляйте небольшое «пространство для маневра».
Дата и график мероприятия
Любая подготовка праздника имеет четкий дедлайн – намеченную дату торжества.
Начните с графика подготовки, привязанному к этому времени. В графике отмечайте встречи, сроки оплаты, распоряжения – любые мелочи, без которых праздник невозможен.
Небольшое исследование
Звучит не слишком вдохновляюще, однако хороший организатор торжеств обязан внимательно ознакомиться с образом, интересами человека (компании), для которого готовится праздник.
Соберите образы, которые вдохновляют вас на конкретный случай. Создайте mood board – композицию из графических образов и текста, создающую определенное видение жизни, настроение. Включите в эту композицию свои, оригинальные творческие идеи.
Неисчерпаемым источником праздничных идей, стилей и тем станет сайт Pinterest.
Место проведения торжества
Где бы ни проводился ваш праздник, место решает многое.
При выборе места проведения торжеств учитывайте количество гостей, статус и бюджет мероприятия, комфорт и безопасность. Список вопросов довольно обширный.
Достаточно ли туалетов для расчетного количества гостей?
Удобно ли гостям добираться сюда? Есть ли поблизости паркинг?
Хватит ли мощности электрической сети для звукового и осветительного оборудования?
Позволяет ли банкетный зал разместить людей с ограниченными возможностями?
Имеется ли поблизости интересное и безопасное место для малышей?
Будьте реалистичными и не ленитесь, выбирая площадку для грядущего праздника.
Не стоит хвататься за первый ресторан или отель рядом с офисом – выполните домашнюю работу и хорошенько обдумайте все предложения. От этого зависит успех торжества!
Приглашения и реклама
Как только дата, место и список гостей определены, начинайте информировать.
Приглашенные должны иметь время на раздумья и подготовиться к участию в празднике. Людям требуется время, чтобы отпроситься с работы, пристроить ребенка, скупиться.
Тип приглашений зависят от формата мероприятия. Это могут быть плакаты, объявления в медиа, листовки, персональные пригласительные, электронные письма или уведомления в социальных сетях. Последние идеально подходят для сбора данных, потому что есть три варианта ответа на выбор: «Пойду», «Возможно, пойду» или «Не могу пойти».
Оформление банкетного зала
Переходя к декору, определитесь с темой мероприятия. Винтажная вечеринка, морская тематика и вечеринка в стиле «Звездных войн» требуют совершенно разного декора.
Оформление играет важную роль в достижении цели мероприятия. Для дня рождения ребенка потребуется море воздушных шариков и ярких украшений. Для благотворительных вечеров нужны трогательные фотографии, которые взывают к эмоциям присутствующих.
При оформлении банкетного зала будьте практичными. «Меньше – значит больше» - правило организации успешных и экономных праздников, после которых к тому же проще убирать.
Звуковое и осветительное оборудование
Если вы решились организовать праздник своими силами, подбор и установка оборудования для сцены ляжет на ваши плечи. Придется ответить на ряд технических вопросов.
Нужна ли музыка для мероприятия? Если да, какую систему арендовать? Какие песни включить в праздничный плейлист? Стоит ли заказать живую музыку? Какое освещение требуется?
Людям, не имеющим опыта организации праздников, мы настоятельно рекомендуем доверить выбор и установку оборудования профессионалам. Это не раздует праздничный бюджет, зато исключит неприятные заминки и высвободит массу времени на остальное.